Аудит за 1 час, который спасет от штрафов

Что проверить в зарплате, премиях, подотчете и займах, чтобы не попасть на доначисления

Предприниматели, у которых есть сотрудники, часто воспринимают выплаты как обычные рабочие операции — зарплата, премия, материальная помощь, компенсация, подарок, подотчет, заем. Но для налоговой у каждой выплаты есть своя суть — и свои налоговые последствия.

Самая частая проблема звучит так: «Мы же просто перевели сотруднику деньги». А бухгалтер потом выясняет:

• за что именно была выплата;
• на каком основании;
• нужно ли было удержать НДФЛ;
• начисляются ли страховые взносы;
• какие документы это подтверждают.

До конца месяца — самое время провести быстрый аудит. Час сейчас гораздо приятнее, чем потом разбираться, почему одна и та же выплата три месяца подряд отражалась неправильно.

Почему это важно именно сейчас

С 2026 года ФНС анализирует компании по 57 показателям, включая среднемесячную заработную плату, долю сотрудников с зарплатой ниже МРОТ, налоговую нагрузку и рентабельность. Автоматизация контроля достигла такого уровня, что система видит несоответствия до того, как вы успеете сдать отчетность.

Если по документам сотрудник получает минимальную зарплату, а фактически в конверте, или если под видом материальной помощи регулярно выплачиваются премии, налоговая может переквалифицировать выплаты и доначислить:

• НДФЛ — 13% (до 5 млн руб.) или 15% (свыше).
• Страховые взносы — 30% от суммы выплаты (или 15% для МСП с части превышения МРОТ).
• Штрафы — 20% от неуплаченной суммы налога или взноса (ст. 122, 123 НК РФ).
• Пени — за каждый день просрочки.

При худшем сценарии — штраф до 40% при умышленном нарушении и возможная уголовная ответственность по ст. 199 УК РФ.

Какие выплаты проверяем

Что именно проверяем в каждой выплате

1. Основание выплаты

У каждой выплаты должен быть документ-основание. Без него налоговая считает выплату доходом сотрудника и доначисляет НДФЛ и взносы.

• Зарплата — трудовой договор, штатное расписание, табель учета рабочего времени.
• Премия — приказ о премировании, положение о премировании, ссылка в трудовом договоре.
• Материальная помощь — заявление сотрудника, приказ руководителя, документы, подтверждающие основание (свидетельство о рождении, справка о смерти родственника, справка о болезни).
• Компенсация — заявление, локальный акт, подтверждающие документы (например, чеки на ГСМ).
• Подарок — договор дарения, приказ.
• Подотчет — авансовый отчет, чеки, служебное задание.
• Заем — договор займа, график платежей, документы об уплате процентов.

2. Документы

Проверьте, есть ли все документы в наличии и правильно ли они оформлены. Типичные ошибки следующие:

• Нет приказа на премию — есть только платежка.
• В заявлении на материальную помощь не указано основание.
• В авансовом отчете нет чеков или они нечитаемы.
• Договор займа без графика платежей и без указания процентной ставки.

3. Отражение в зарплате

Проверьте, что каждая выплата отражена в расчетных ведомостях и в учете правильно. Если выплата прошла как «прочий расход» или «материальная помощь», а фактически это премия — это нарушение.

4. НДФЛ

Проверьте, удержан ли НДФЛ с каждой выплаты:

• Зарплата, премия — 13% (до 5 млн руб.) или 15% (свыше).
• Материальная помощь — не облагается до 4 000 руб. в год, свыше — 13%.
• Подарки — не облагаются до 4 000 руб. в год, свыше — 13%.
• Материальная выгода по займу — 35% с суммы экономии на процентах.
• Компенсации — не облагаются, если предусмотрены законом.

5. Страховые взносы

Проверьте, начислены ли взносы:

• Зарплата, премия — 30% (или 15% для МСП с части превышения МРОТ).
• Материальная помощь — не облагается до 4 000 руб. в год, свыше — 30%.
• Подарки — не облагаются до 4 000 руб. в год, свыше — 30%.
• Компенсации — не облагаются, если предусмотрены законом.
• Заем — взносы не начисляются (это не выплата по трудовому договору).

Как провести аудит за 1 час

Возьмите выплаты сотрудникам за последние 2-3 месяца и выборочно проверьте 5-7 выплат по каждому типу, используя следующий пошаговый план.

1. Выгрузите расчетные ведомости за последние 2-3 месяца.
2. Выберите 5-7 выплат каждого типа — зарплата, премия, материальная помощь, компенсация, подарок, подотчет, заем.
3. Проверьте основание — есть ли документ, подтверждающий природу выплаты.
4. Проверьте документы — правильно ли оформлены, есть ли подписи, даты, реквизиты.
5. Проверьте отражение в учете — правильно ли классифицирована выплата.
6. Проверьте НДФЛ — удержан ли налог, правильно ли определена налоговая база.
7. Проверьте страховые взносы — начислены ли, правильно ли определена база.
8. Зафиксируйте найденные ошибки — составьте список и исправьте до конца месяца.

Что будет, если не проверить

Если налоговая обнаружит несоответствия при проверке, последствия могут быть довольно серьезными.

• Доначисление НДФЛ — 13-15% от суммы выплаты.
• Доначисление страховых взносов — 30% от суммы выплаты.
• Штраф — 20% от неуплаченной суммы (ст. 122, 123 НК РФ).
• Пени — 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки.
• Административная ответственность — штраф на должностных лиц до 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Например, если вы три месяца выплачивали сотруднику «материальную помощь» по 20 000 руб. в месяц вместо премии, налоговая может доначислить:

• НДФЛ: (20 000 × 3 — 4 000) × 13% = 7 280 руб.
• Страховые взносы: (20 000 × 3 — 4 000) × 30% = 16 800 руб.
• Штраф: 20% от (7 280 + 16 800) = 4 816 руб.
• Итого: 28 896 руб. с одного сотрудника.

Чек-лист проверки

• У каждой выплаты есть документ-основание
• Премии оформлены приказом или положением о премировании
• Материальная помощь подтверждена заявлением и документами
• Компенсации предусмотрены локальным актом или ТК РФ
• Подарки оформлены договором дарения
• Подотчетные суммы подтверждены авансовыми отчетами и чеками
• Займы оформлены договором с графиком платежей
• НДФЛ удержан с каждой облагаемой выплаты
• Страховые взносы начислены с каждой облагаемой выплаты
• Выплаты правильно отражены в расчетных ведомостях и учете

Вывод

Час, потраченный на проверку выплат сотрудникам сейчас, может сэкономить вам десятки и сотни тысяч рублей потом. Не ждите конца года — налоговая тоже не ждет. Возьмите выплаты за последние 2-3 месяца и проверьте основание, документы, отражение в зарплате, НДФЛ и страховые взносы.

Если найдете ошибки, исправьте до конца месяца. Если сомневаетесь, привлеките бухгалтера или налогового консультанта. Главное не оставляйте как всегда на потом. Как показывает практика, это самое «потом» обычно наступает в самый неподходящий момент.

Источники

1. Налоговый кодекс РФ, статья 122 — «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора, страховых взносов)»: штраф 20% от неуплаченной суммы, при умышленном нарушении — 40% consultant.ru
2. Налоговый кодекс РФ, статья 123 — «Невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов»: штраф 20% от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению consultant.ru
3. КоАП РФ — статья 15.11 (грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету) consultant.ru
4. Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ — «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима „Налог на профессиональный доход“» (ред. от 29.11.2024) consultant.ru
5. ФНС России — «Налог на профессиональный доход»: официальная информация о режиме, ставках, ограничениях и порядке применения npd.nalog.ru
6. ФНС России — «Концепция планирования выездных налоговых проверок» (57 критериев оценки рисков) nalog.gov.ru
7. Приказ ФНС от 05.12.2025 № ЕД-7-31/1041@ — «Об утверждении методики оценки финансового состояния» glavkniga.ru
8. Письмо Минфина России от 17.07.2025 № 03-04-05/69453 — разъяснение об освобождении от НДФЛ материальной помощи работникам и бывшим сотрудникам, уволившимся по инвалидности или по возрасту, в пределах 4 000 рублей за год. Сумма превышения облагается НДФЛ. zarplata-online.ru
9. Письмо Минфина России от 28.12.2024 № 03-04-06/133008 — разъяснение о налогообложении приветственных подарков новым сотрудникам. НДФЛ не удерживается, если стоимость подарка не превышает 4 000 рублей за год. При передаче сувенира по договору дарения страховые взносы не начисляются. its.1c.ru
10. Письмо Минфина России от 31.10.2022 № 03-04-06/105519 — подтверждение, что страховые взносы с праздничных подарков уплачивать не нужно. v2b.ru
11. Письмо Минфина России от 29.09.2023 № 03-04-06/93099 — разъяснение, что страховыми взносами не облагается сумма материальной помощи, не превышающая 4 000 рублей в целом за налоговый период. rcu18.ru

Ссылки

• ФНС России — официальный сайт
• КонсультантПлюс — законодательство

* — Если вы обнаружили неработающую ссылку, пожалуйста, сообщите нам на info@intelbase.ru. Спасибо!